Elektronische Kommunikation

Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG)

  1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
  2. Einfache formfreie elektronische Kommunikation
  3. Verschlüsselte elektronische Kommunikation
  4. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
  5. Dateiformate
  6. E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails
  7. Web-Formulare
  8. Information zur elektronischen Einlegung von Rechtsbehelfen
  1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Eggenfelden bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Bayer. Verwaltungsverfahrensgesetzes (BayVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Eggenfelden eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Eggenfelden und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.

Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronische Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail ist daher nicht gewährleistet.

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden.

Schreiben, für die das Gesetz die Schriftform anordnet, wie z.B. bei Widersprüchen oder formgebundenen Anträgen, können durch ein signiertes elektronisches Dokument über den sicheren Dialog gesendet werden

Wird per E-Mail an die Stadt Eggenfelden herangetreten, geht die Stadt Eggenfelden davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

  1. Einfache formfreie elektronische Kommunikation

Für eine formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) haben wir folgende zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet:

Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Unverschlüsselte E-Mails können Sie auch direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten.

Sollten Sie unverschlüsselte E-Mails an uns versenden, beachten Sie, dass diese bei der Übertragung im Internet nicht gegen Kenntnisnahme oder Manipulation durch unbefugte Dritte geschützt sind.

Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen formlosen Vorgängen möglich. Wir empfehlen die Verwendung dieser Online-Formulare, da die eingetragenen Daten im Gegensatz zur einfachen E-Mail verschlüsselt an die Verwaltung übertragen werden.

  1. Verschlüsselte elektronische Kommunikation

Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten, können über den sicheren Dialog (https://www.buergerserviceportal.de/bayern/eggenfelden/bsp_sichererdialog) an die Stadt übermittelt werden.

  1. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation und Identifizierung

Für eine formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation (die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift ist zwingend vorgeschrieben, wie z. B. bei Rechtsbehelfen) müssen Sie Ihr Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Für qualifiziert signierte Dokumente und die formgebundene Kommunikation steht Ihnen ausschließlich der sichere Dialog (https://www.buergerserviceportal.de/bayern/eggenfelden/bsp_sichererdialog) zur Verfügung.

 5. Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung Eggenfelden nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

 

Textformate

.txt .rtf .doc .docx

Kalkulationsdateien

.xls .xlsx

Grafikformate

.bmp .gif .jpeg .jpg .tif

Präsentationen

.ppt .pptx

Sonstige

.pdf

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Eggenfelden zulässig.

Alle genannten Dateiformate können auch in mit zip-komprimierter Form (*.zip) eingereicht werden. Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder als selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, werden von uns nicht entgegengenommen. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros) enthalten.

Die Liste der Dateiformate wird regelmäßig aktualisiert. Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen (z.B. beim Austausch von Geo-Informationen), bitten wir Sie, dies mit der jeweiligen Empfängerin bzw. Empfänger abzustimmen, sonst kann Ihr Dateianhang nicht gelesen und auch nicht bearbeitet werden.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus technischen Gründen Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 20 MB (Megabyte) nicht entgegen nehmen können.

 6. E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails

Wenn Sie der Stadt Eggenfelden eine E-Mail mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat) übersenden, werden diese Anhänge ungelesen gelöscht. Ebenso wird eine E-Mail, die unsere Systeme als gefährdend für unsere Informationssicherheit erkannt haben, ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weitere Information.

 7. Web-Formulare

Die Stadt Eggenfelden bietet elektronische Formulare im Internet an, bei denen die Vertraulichkeit gesichert ist. Bei der Bearbeitung eines Formulars bieten wir eine HTTPS verschlüsselte Verbindung an. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Internetbrowser zur Nutzung dieser Möglichkeit mit entsprechenden Updates aktuell zu halten.

 8. Information zur elektronischen Einlegung von Rechtsbehelfen

Widersprüche gegen Bescheide der Stadt Eggenfelden, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, können unter bestimmten Voraussetzungen auch elektronisch eingelegt werden.

Eine Übermittlung per einfacher E-Mail ist dabei unzulässig und entfaltet keine Rechtswirkung. Bei der Stadt Eggenfelden ist eine Übermittlung eines elektronischen Widerspruchs nur mit qualifizierter elektronischer Signatur zulässig. Die Übermittlung von qualifiziert signierten Dokumenten ist ausschließlich über den sicheren Dialog (s. Pkt. 4) möglich.

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